5 façons de garder une réunion sur la bonne voie

Mon pire Espace de bureau moment impliqués assis dans une cabine avec quelques coéquipiers, car on a littéralement lu une présentation PowerPoint imprimée. Quand j'ai finalement regardé ma montre discrètement sous la table, j'ai réalisé que nous avions déjà 20 minutes après notre temps attribué et pourtant je ne savais toujours pas qui faisait quoi, par quand ou pourquoi. Frustré, je me suis tourné vers deux mentors et je leur ai posé une seule question: comment terminer une réunion à temps?

Mon collègue masculin m'a regardé avec surprise et a dit sans hésiter: «Euh, je mets mon téléphone sur la table et dis que nous sommes à court de temps.«Ma collègue, en revanche, a hoché la tête avec une reconnaissance fatiguée. «C'est difficile d'interrompre sans être impolie», a-t-elle dit. «J'essaie de noter verbalement quand il reste 15 minutes pour la rendre moins gênante."

Maintenant, sans plonger dans les différences de genre éminentes dans leurs deux réponses ni sur mes «hommes V. Les femmes en milieu de travail », je pense que nous pouvons tous convenir que les réunions peuvent être des formes incroyablement productives et utiles de collaboration et de conversation ou la pire perte de temps absolue. Mais garder les gens sur la bonne voie et sur le chronomètre, prend un peu de pratique. Voici 5 conseils pour terminer avec succès une réunion à temps.

1. Tenez-vous à 30 minutes

J'ai appris cette règle générale il y a des années, et elle ne m'a pas encore échoué. Lorsque vous organisez une réunion, donnez-vous 30 minutes non plus, pas moins. Pourquoi? Parce que les gens utiliseront presque toujours le temps qu'ils ont donné. S'il s'agit d'une réunion de 60 minutes, les gens continueront à parler d'un besoin de remplir de l'espace et en fonction de l'hypothèse que la conversation «a besoin» de chaque minute. C'est peut-être vrai, mais c'est généralement pas.

La beauté de cette astuce est que vous pouvez toujours organiser une autre réunion. Toujours! Sérieusement, cependant, au cours de cette première demi-heure, vous découvrirez rapidement si vous faire Besoin de plus de temps pour parler ou si vous feriez mieux de vous envoyer des e-mails plus tard, ou plus. Vous pouvez découvrir, comme moi, qu'avec un délai plus court, les gens ont tendance à être plus efficaces et intentionnels. (Moi-même inclus.) Aussi! Vous pouvez mettre fin à une réunion tôt. Fou, je sais.

2. Invitez les bonnes personnes

Au début de ma carrière, je me suis assis dans beaucoup, beaucoup, beaucoup réunions où je me demandais pourquoi j'étais là. J'avais trop peur de poser cette question à haute voix, de peur de ressembler à un joueur d'équipe terne ou à une apparence non professionnelle, mais j'ai remarqué à quelle fréquence les réunions semblaient s'allumer parce que trop de gens étaient silencieux ou une personne semblait dominer le dialogue.

Les gens vous inviteront à des réunions à «vous garder en boucle», mais cela ne signifie pas que vous devez y assister. Si vous n'ajoutez pas de valeur, vous ne devriez pas être à la table.

J'ai finalement commencé à poser la même question d'une manière différente: quel est mon rôle lors de cette réunion? Et cela a aidé, immensément. Au moins un tiers du temps, l'autre personne s'est arrêtée, a armé sa tête sur le côté et a dit: «Vous savez quoi? Vous pouvez réellement le sauter. Etait bon.«Les deux autres tiers du temps, j'ai reçu de la clarté de la façon dont je pourrais contribuer à la conversation, ce qui a rendu la réunion beaucoup meilleure.

Je dirai cela lentement mais catégoriquement: les gens vous inviteront à des réunions à «être gentil» ou à «vous garder en boucle», mais cela ne signifie pas que vous devez y assister. Ma théorie est que si vous n'ajoutez pas de valeur, vous ne devriez pas être à la table; Si cela semble être une perte de temps, c'est probablement le cas, et que vous avez la permission de refuser. Cela est vrai pour chaque personne lors d'une réunion, que vous soyez l'inviter ou l'invitation: si vous demandez aux bonnes personnes d'être présents et participer, alors les chances de dialogue productif et au point sont infiniment plus élevés.

Source: @rebeccataylornyc

3. Demandez toujours un programme 

Je ne peux pas vous dire combien de réunions j'ai assistées avec de vagues descriptions telles que «Discuter Plan de communication» et «Brainstorm Content Ideas» sans ordre pour aborder. Effectivement, plus tard, il y a eu beaucoup de discussions avec une sortie très peu utile. Ces réunions sans direction sont enclines à être les pires contrevenants en termes de gestion du temps.

La chose délicate à propos des réunions en général est qu'ils sont souvent non plus pour action ou planification. Il est important de savoir quel type que le vôtre tombe, vous pouvez donc préparer en conséquence. Sans agenda pour une réunion de brainstorming, par exemple, les gens se présenteront probablement en supposant que le temps sera passé à parler d'idées et non nécessairement de présenter celles qu'ils ont déjà trouvées.

Vous n'avez pas nécessairement à énumérer tous les détails, et parfois il n'a pas de sens de vous éloigner trop loin dans les mauvaises herbes, mais au moins prendre le temps d'envisager un contour lâche pour guider le groupe. Fournir un programme ou le lire à l'avance, crée une conscience qui aide tout le monde à hiérarchiser les objectifs et les résultats pour cet échange particulier.

4. Savoir qui fait quoi et quand

Dans chaque réunion et interaction sur un projet, faites une pause et prenez un moment pour identifier certains détails clés: qui est responsable de ce? Quels sont les objectifs du travail fait? Quel genre de délai établit le rythme? Qui prend des notes? Et ainsi de suite.

Soyez précis sur la façon de faire avancer les projets, même au milieu de la conversation. Il est vraiment facile pour les gens de faire avancer la pleine vitesse sans répondre à ces questions simples, et une partie d'être un leader signifie être celle à clarifier si nécessaire et aider à garder tout le monde - même vous-même sur piste.

5. Désigner un facilitateur

Sur cette même note, avez-vous déjà assisté à une réunion où la conversation semble tourner autour et autour de… nulle part? Moi aussi. Il peut être utile de choisir quelqu'un pour faciliter les remarques, ce qui peut être un rôle aussi simple que de prêter attention au rythme et aux cadences des interactions. Si vous êtes le facilitateur, vous fonctionnerais comme ceci: vous remarquez que quelqu'un de votre équipe reste toujours silencieux, alors vous demandez leur contribution; De même, si les collègues sont coupés ou interrompus, vous revenez en arrière pour aider à faire de la place pour leur point de vue.

Surtout, attention à rencontrer des ninjas. Ne riez pas - je suis sérieux. Ce sont réels, et vous les connaissez: le gars faisant des blagues constantes sous son souffle, la fille bavardant sur son week-end, le patron se plaignant de délais fous, le manager se situe toutes les deux secondes avec une opinion. Rencontrer les ninjas est techniquement inoffensif, étant donné qu'ils ne sont souvent que des gens forts opinés qui sont impatients d'ajouter leurs deux cents, eh bien, tout. Cependant, ils pirateront à 100% votre programme prudent pour leur propre avantage si vous ne faites pas attention, ce qui entraîne un temps précieux perdu par rapport aux sujets de conversation qui ne sont pas une priorité.

La bonne nouvelle est que vous pouvez poliment interrompre avec des phrases comme: «J'adorerais ramener le groupe à…» ou «Nous nous sommes un peu hors piste, mais il semble que nous nous sommes contentés de…» ou « Ce que j'entends, c'est qu'il y a un problème concernant xyz.«S'il y a des retombées répandues, alors ces sujets ne sont pas des tangentes, ce sont des choses à aborder une autre fois.

La ligne de fond? N'ayez pas peur de définir des directives sur la façon de respecter le temps de chacun.

Votre tour: quelle est la pire réunion que vous ayez jamais connue? Comment gardez-vous les réunions sur la bonne voie et à l'heure?