6 choses à arrêter de faire lors de vos réunions de routine

Qu'il s'agisse d'une séance de rattrapage hebdomadaire ou d'un groupe d'équipe quotidien, nous avons tous une sorte de réunion qui donne le ton à la journée de travail et c'est là que nous devons éblouir! Pourtant, il est facile de tomber dans une ornière, et vous pourriez faire quelques choses qui entravent une réunion réussie et efficace. Voici donc six choses à cesser de faire lors de ces réunions de routine, et vous vous retrouverez beaucoup plus engagé et productif.

1. Assis contre le mur

Vous connaissez l'exercice: vous vous dirigez vers la salle de conférence et même s'il y a une table de conférence presque vide, vous prenez un siège dans la rangée de chaises qui tapissent le mur. Sheryl Sandberg a une grande histoire sur l'encouragement des femmes à s'asseoir physiquement à la table et note que souvent, en raison de notre choix de sièges, nous pouvons ressembler à des spectateurs au lieu des participants lors de réunions. Si vous êtes invité à une réunion, vous avez autant de raisons d'être en première ligne que n'importe qui d'autre.

Alors la prochaine fois, mettez-vous au défi de changer un peu le tableau des sièges et de se diriger directement vers la table principale. Vous vous trouverez encore plus engagé et prêt à contribuer!

2. Listing uniquement vos tâches

Votre réunion peut aller de différentes manières, mais elle inclut souvent l'expression de votre liste de projets actuelle et sur quoi vous travaillez. Lorsque cela est possible, envisagez de déplacer la mise au point et contribuez plutôt impact de ce qui est sur votre liste de tâches ou de ce dont vous avez besoin des autres pour terminer le projet. Ces points de discussion se révèlent beaucoup plus collaboratifs et font également le meilleur usage du temps des collègues.

En pratique, cela pourrait ressembler à peaufiner votre liste de choses à faire normale. Au lieu de dire que vous avez une réunion demain avec l'équipe marketing, ajoutez un peu plus sur les raisons pour lesquelles cela compte et qui contribue. Cela peut devenir quelque chose comme ceci: «Demain Diana et moi nous rencontrons pour conclure les derniers détails de la campagne publicitaire. Nous pensons que nous pouvons économiser à l'entreprise environ 5 000 $ sur ce projet et que nous aimerions que quelqu'un de comptabilité soit assis pour contribuer."

3. Penser à court terme

Il est facile de se faire prendre dans la manie quotidienne du bureau, donc nous n'accordions souvent pas de temps dans notre réunion pour résoudre les problèmes à long terme. Il peut être tentant d'ajouter une stratégie distincte ou des réunions de planification à long terme à nos calendriers déjà complets. Au lieu de cela, voyez s'il y a des objectifs plus petits dans les objectifs plus grands que vous pouvez rompre et vous attaquer pendant la réunion hebdomadaire (ou quotidien). La mise de côté de quelques minutes pour cela rend les problèmes stratégiques plus exploitables et maintient l'élan sur des projets à long terme.

4. Partir sans articles d'action

Idéalement, les réunions devraient changer la façon dont vous visualisez votre charge de travail pour la journée ou ce qui est sur votre liste d'objectifs pour la semaine. Ces changements ne doivent pas être dramatiques, mais une façon dont vous pouvez déterminer la valeur et la productivité de votre réunion est de partir avec des articles d'action mais cela ne signifie pas que votre liste de tâches doit croître de façon exponentielle. Cela signifie que vous faites preuve de créativité avec des idées sur de nouvelles initiatives ou des personnes avec qui collaborer.

Si vous ne vous trouvez pas avec des éléments d'action, vous ne trouvez peut-être pas de valeur dans les discussions qui se produisent. Essayez de vous engager autant que possible et réfléchissez à des moyens innovants de transformer ce qui a été examiné en actions spécifiques pour que vous puissiez travailler.

5. Sauter des connexions personnelles

Quand nous sommes occupés parfois, il est assez difficile d'arriver à une réunion à temps! Donc, nous nous précipitons souvent à travers le contenu de la réunion et nous retournons à nos bureaux dès que possible. Ce qui nous manque, cependant, c'est l'occasion de se connecter personnellement avec nos collègues. Peut-être que vous êtes un point de serpenter un peu après la fin de la réunion pour demander à un collègue comment était son week-end ou ce qui se trouve sur sa liste de projets. Cela fait un long chemin dans la construction de relations! N'oubliez pas que certaines des conversations les plus productives se produisent sur la touche de l'événement principal.

6. Prolonger sans chose

Quelque part en cours de route, il a été décidé qu'une heure était le temps magique que les gens avaient besoin pour avoir une réunion productive. Pas le cas! Certaines des réunions du matin les plus productives sont celles qui se produisent sous forme de «blason» avec des gens debout ensemble quelques fois par semaine pour rattraper l'essentiel. Les lignes directrices pour un groupe efficace comprennent le début à l'heure, la limitation à quinze minutes et la réduction de la résolution de problèmes pour d'autres réunions spécifiées. Peut-être que cela peut aider votre équipe à se concentrer!

Mais si un groupe quotidien rapide se sent un peu trop audacieux pour votre culture de bureau, vous pourriez toujours bénéficier de la rasage de quelques minutes de congé sur les réunions hebdomadaires plus longues. Au lieu d'une heure, proposer une limite de temps de 45 minutes. Définir l'attente d'une réunion encore légèrement plus courte peut aider à créer un sentiment d'urgence et de concentration qui rend toute l'équipe plus productive.

Quelles sont les façons dont vous gardez les réunions productives pour vous?